آشنایی با وان نوت (One Note)
گاهی اوقات کارهای زیادی را در زندگی روزمره خود می‌گنجانیم. این مسئله ممکن است مشکلاتی چون نرسیدن به همه کارها، ایجاد مشغله ذهنی اضافه به‌خاطر نداشتن نظم و انسجام و کاهش بهره‌وری در انجام کارها را به دنبال داشته باشد. آشنایی با وان نوت و استفاده از آن مثل یک دفترچه دیجیتالی برای نگهداری یادداشت‌ها این امکان را فراهم می‌کند که فکرهای خود را جایی نگهداری کنیم تا با تمرکز بیشتر به عملی کردن آن‌ها بپردازیم.
اگر دنبال جایی هستید که یادداشت‌ها، تحقیقات، برنامه‌ها و اطلاعات خود را نگه دارید تا آن‌ها را به یاد داشته باشید و مدیریتشان کنید، با ادامه این متن همراه باشید.
وان نوت چیست؟
وان نوت نرم‌افزاری است که برای گردآوری و تبادل اطلاعات در قالب فردی و گروهی به کار می‌آید. این اطلاعات در قالب یادداشت‌های کاربران، نوشته‌ها و اشکال دستی، تکه‌های صفحه نمایش و توضیحات صوتی می‌توانند وارد وان نوت شوند. در واقع وان نوت مثل دفترچه‌ای است که برگه‌هایش هیچ‌گاه تمام نمی‌شود.
مطالب وارد شده به وان نوت به راحتی طبقه‌بندی می‌شوند، قابلیت چاپ شدن دارند و می‌توانند به اشتراک گذاشته شوند. اطلاعات مختلف ورودی به وان نوت به راحتی و سرعت قابل جست‌وجو و دست‌یابی است؛ حتی اگر محل نگهداری این اطلاعات را در خاطر نداشته باشیم. قابلیت‌های بالای وان نوت این نکته را به ما گوشزد می‌کند که آشنایی با وان نوت برای کار بهینه با این نرم‌افزار بسیار ضرورت دارد.
آشنایی با وان نوت به‌عنوان یک بستر آنلاین
تبادل گروهی اطلاعات در این نرم‌افزار در قالب شبکه یا اینترنت بین استفاده‌کنندگان از وان نوت انجام می‌شود. به‌علاوه این بستر آنلاین با بکاپ گرفتن از یادداشت‌ها روی فضای ابری به ما این امکان را می‌دهد که به اطلاعاتمان روی هر دستگاه موبایلی دسترسی داشته باشیم.
وان نوت به‌عنوان بخشی از بسته مایکروسافت آفیس در دسترس است. هم‌چنین به‌عنوان یک نرم‌افزار رایگان مستقل می‌تواند از طریق سایت رسمی و فروشگاه‌های اپلیکیشن ویندوز 10، سیستم عامل مکینتاش (MacOS)، سیستم عامل آیفون (iOS) و اندروید دریافت شود. مایکروسافت یک نسخه بر پایه وب از وان نوت به‌عنوان بخشی از وان درایو (OneDrive) و آفیس اینترنتی (Office for the Web) نیز ارائه می‌دهد.
با اینکه همه نسخه‌های وان نوت قابل دانلود و استفاده به شکل رایگان هستند، نسخه پرمیوم آن قابلیت‌های بیشتری دارد که با اشتراک اختیاری مایکروسافت آفیس 2019 یا مایکروسافت 365 قابل دسترس خواهد بود.
تاریخچه نرم‌افزار وان نوت
مایکروسافت وان نوت در اواخر سال 2002 و توسط بیل گیتس به این عنوان معرفی شد: «برنامه‌ای که به افراد اجازه می‌دهد تا یادداشت‌هایشان را یک‌جا داشته باشند و بعدا بتوانند آن‌ها را مرتب کرده و بهتر از آن‌ها استفاده کنند». این نرم‌افزار ابتدائا به‌عنوان بخشی از آفیس 2003 عرضه شد. بعد از آن شش نسخه دیگر از این نرم‌افزار در قالب‌های مختلف عرضه گردید.
محیط وان نوت
پس از آشنایی با وان نوت و محیط آن قادر خواهیم بود که ساختاری هرمی در سه سطح اصلی ایجاد کنیم:
– دفتر یا Notebook
– بخش یا Section
– صفحه یا Page
در این سه لایه از هرم می‌توانیم نوشته‌هایمان را سازماندهی کنیم. برای مثال می‌توانیم خلاصه کتاب‌هایی را که می‌خوانیم را در دفترچه وارد کنیم؛ به این شکل که دفتری با عنوان کتاب داریم که چند بخش دارد. این بخش‌ها می‌توانند دسته‌های مطالعاتی کتاب باشند (مثلا رمان خارجی، رمان داخلی، روانشناسی و …). در هر بخش هم چند صفحه داریم که در هرکدام از این صفحات خلاصه کتابی نوشته شده است.
نکات متفرقه در آشنایی با وان نوت و استفاده بهینه از آن
– هر صفحه می‌تواند نشانه‌گذاری (Tag) شده باشد تا دسترسی به آن در آینده و از طریق آیکن جست‌وجو راحت‌تر شود. این نشانه‌ها در وان نوت قابل تعریف هستند.
– با یادداشت‌برداری و برنامه‌ریزی پروژه‌ها در وان نوت، می‌توان از Outlook Tasksکمک گرفت تا ضرب‌العجل‌ها و کارهایی که باید انجام بدهیم را مدیریت کنیم.
– از یادداشت سریع (Quick Note) می‌توانیم به‌جای تکه کاغذهای چسبان که فکرهای لحظه‌ایمان را رویشان می‌نویسیم استفاده کنیم تا فراموششان نکنیم. هم‌چنین نسخه گوشی تلفن همراه وان نوت قابلیت Sticky Notes را در اختیار ما می‌گذارد که روی سیستم کامپیوتر شخصی از طریق جست‌وجوی Sticky Notes در دسترس خواهد بود. Sticky Notes گوشی و کامپیوتر به‌صورت خودکار هم‌گام‌سازی می‌شود.
– از طریق قابلیت OCR وان نوت این امکان هم خواهیم داشت که از روی متن بتوانیم کلمات تصویر را بخوانیم.
– وان نوت می‌تواند با قابلیت Immersive Reader شکل متن مشاهده شده برای مطالعه را مطلوب‌تر کند (مثلا از طریق تغییر فونت یا رنگ پس‌زمینه) یا این که از روی متن نوشته شده بخواند.
– از اطلاعات موجود در وان نوت می‌توانیم با رمزگذاری حفاظت کنیم.
جمع‌بندی
اگر به دنبال یک بستر کاربرپسند و آنلاین برای نگهداری و به اشتراک گذاری یادداشت‌های خود هستید، نرم‌افزارهای زیادی هستند که به شما کمک می‌کنند. این مقاله به آشنایی با وان نوت اختصاص داشت که یکی از بهترین بسترها برای این منظور است و در بسترهای مختلفی در دسترس است. وان نوت هم‌چنین می‌تواند در طبقه‌بندی اطلاعات نیز به ما کمک کند.
با توجه به انتظاراتی که از یک نرم‌افزار طبقه‌بندی اطلاعات دارید، آیا وان نوت را به این منظور انتخاب خواهید کرد یا نرم‌افزار دیگری را ترجیح می‌دهید؟